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关于进一步规范公司公文处理工作的通知

时间:2024-02-16 20:58:42
关于进一步规范公司公文处理工作的通知[此文共1491字]

关于进一步规范公司公文处理工作的通知

 

各全资及控股企业、项目办,机关各部门:

近年来,集团公司公文处理规范化、制度化和信息化水平不断提高,总体上满足了企业发展和工作开展需要,但仍存在明显不足,特别是一些单位和部门对公文处理的重视程度不够,一些工作人员的公文处理业务能力不强,导致公文质量不高、公文格式不当、文种应用不准现象较为普遍,公文处理流程不严谨、紧急重要文件办理不及时、公文整理归档不规范问题时有发生。

为进一步提高公文质量和办理效率,根据《党政机关公文处理工作条例》、《省交通运输厅公文处理办法(试行)》等有关规定,针对常见问题,现就进一步规范公文处理工作通知如下:

一、规范发文管理

(一)严格公文上报。上行文一律由主要领导签发,并标明签发人,请示件须标注联系人及联系电话。送签前,一般应报请分管领导会签。二级机构主送集团的公文,原则上通过OA系统向集团办公室报送,文种除特殊情形外限于“报告”、“请示”或“意见”,请示件应提前与集团对口职能部门对接。

(二)合理选用文头。集团文头主要分为正式和信函式两类,其中对二级机构的批复、日常会议或事务性通知,原则上采用信函式文头。二级机构发文主要为正式文头,比照集团样式制作。

(三)统一公文抬头。集团下发的文件,主送机关依照性质分为机关部门、项目办、企业三类,根据具体情形厘定。二级机构上报集团的行政文件,抬头统一为“省港投集团”,报集团党委、纪委、工会等的文件依此类推。

(四)严守格式要求。集团公文字体、行字间距、附注等严格执行《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)。二级机构公文比照集团格式,不得自创。

(五)把握审签流程。严格执行拟稿、部门审核、办公室或综合部门校核、相关人员会签、领导签发的书面审签流程。二级机构发文审签单比照集团“发文稿纸”样式。

(六)提高文稿质量。机关部门、二级机构负责人要切实履行文稿质量把关责任;拟稿人员要摆脱“下一环节会把关”的惯性思维,自我加压,研习《党政机关公文处理条例》和范文,不断提高拟稿水平;集团办公室要加强指导,对文稿失范的要及时指正。

二、规范收文管理

(七)把紧收文入口。集团及二级机构收文员对收到的公文核对无误后方可编号、登记、发起后续办理流程,对问题件应作退文等处理。集团OA系统改版后,机关部门收文工作一律由部门指定的内勤人员参照上述程序收处。

(八)增强办理时效。对所有来文,各环节办理人员应及时办理,避免文件滞留,收文员应主动跟进、催办清理。对紧急件,收文员在发起办理流程的同时应转告牵头办理部门,不能明确牵头办理部门的向相关领导报告。

(九)减少公文转发。对收到的文件,需要机关部门、二级机构知晓、执行或办理的,集团如不新增明确具体的办理要求,原则上不转发,可通过OA系统等转办。

三、规范文档管理

(十)确保资料齐全。每一份发文的文档资料,应包括发文登记、审签单、底稿和印制的成文等。请示件还应有相应的批复。每一份收文的文档资料,应包括收文登记、公文处理标签、来文等。

(十一)妥善安全保管。所有公文资料,一律集中、分类装盒,并按档案管理规定及时归档。不得擅自留存,不得私自销毁。

四、相关要求

(十二)加强组织领导。公文是保证单位运转正常的重要工具,公文管理的好坏、质量的高低,关系工作开展,关涉事业发展,关乎企业形象。各单位、部门务必高度重视,负责人要多抓多问,职能部门和具体工作人员要认真细致、履职担当。

(十三)完善工作机制。各单位要结合实际,建立健全公文管理制度,没有的要抓紧制定,已有的要修改完善。机关部门要指定专人担任内勤,当好部门收文员,并于9月6日前将名单报集团办公室汇总。集团办公室及二级机构综合部门要模范遵守相关制度,抓好制度执行的督查指导,定期对公文管理情况进行检查、通报。

(十四)增进沟通联系。各单位、部门在公文处理实践中,应与集团办公室加强联系,遇问题及时反馈。鼓励横向交流,鼓励组织适当的培训、评比和观摩活动。

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