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公司发文工作手册

时间:2024-04-16 13:50:32
公司发文工作手册[此文共3077字]

公司发文工作手册

一、工作内容

公司发文是指各部门、子公司以集团名义制发的公文。

二、工作要求

(一)公司发文的审核要求

按照发文规范,进行审核,确保发文意思表述正确,内容完整。每隔一段时间,要对发文中存在的问题进行公示、通报,引起大家注意。

(二)该项工作的相关涉及人员:

集团各部门的发起人为各部门文件起草人,审核人为部门主任。(说明:控股企业不能以集团名义直接发文,需由资产管理部门或子公司进行发文。

各子公司的发起人、审核人均为子公司负责人。

集团发文核稿及流转人员:总经部负责发文审核工作的文秘人员核稿、流转、编号、用印、存档,总经部主任负责审核。

会签部门及相关领导负责审核。

董事长或总经理负责签发。

文件室负责排版印刷。

三、集团行政公文种类主要有:

(一)请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

(二)报告

适用于向上级单位汇报工作,反映情况,回复上级单位的询问。

(三)函

适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(四)通知

适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(五)批复

适用于答复下级单位的请示事项。

(六)通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)决议

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(八)决定

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(九)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十)纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

说明:请示、报告是向上级单位发文的常用文种,平级或无隶属关系的单位之间的发文使用函对下级单位发文使用通知、通报、决定、批复等文种在正式发文中不存在“汇报”这种文种,“关于***的情况汇报”仅作为总经理办公会、经理办公会议题标题使用。

三、工作程序

(一)对发文内容的审核

1.是否符合国家的法律、法规及其他有关规定。

2.是否情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

3.是否与党政联席会议、总经理办公会议等会议议定事项一致。

4.在不违背文稿基本内容的前提下,可自行对文字表述进行修改。对不符合行文规定的,可回退行文部门重新办理。

(二)对发文格式的审核

1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。

4.发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。

5.发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。下行文发文字号在发文机关标志下空2行位置,用3号仿宋字居中排布;上行文发文字号居左空1字编排。

6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空1字,编排在发文机关标志下空2行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

7.标题。由发文单位名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。

批转或转发的文件,标题一般不加冠机关名称,在标题下面注明机关名称和年、月、日,并用圆括号括起来。

8.主送单位。公文的主要受理单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。标题下空1行,居左顶格用3号仿宋体字标注,回行时仍顶格;最后一个主送单位名称后标全角冒号。

9.正文。公文的主体,用来表述公文的内容。一般用3号仿宋字体,编排于主送机关名称的下一行,每个自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。文中结构层次序数可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注,一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

10.附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件,在正文下空1行左空2字用仿宋体字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号;附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

11.发文单位署名。如需标注发文单位署名,应当使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关署名的顺序应与发文机关的排列顺序一致。单一单位行文时,不签署发文单位署名。

12.成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。成为日期一般右空4字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位。

13.印章。成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

14.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。公文如有附注,用3号仿宋体字居左空2字家圆括号编排在成文日期下一行。

15.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。在附件左上角第一行用3号黑体字顶格“附件”二字,两字之间空1字;有顺序号时标注顺序号,“附件”二字之间不空字。

16.抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称。

17.印发单位和印发日期。印发日期以公文付印的日期为准。印发单位统一使用“河南集团有限公司总经理工作部”

四、注意事项

(一)向上级单位行文,应当遵循以下规则

1.原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位,不抄送下级单位。

2.下级单位的请示事项,如需以集团名义向上级单位请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级单位。

3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

4.除上级单位负责人直接交办事项外,不得以集团名义向上级单位负责人报送公文,不得以企业负责人名义向上级单位报送公文。

(二)向下级单位行文,应当遵循以下规则

1.主送受理单位,根据需要抄送相关单位。

2.涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文。

3.向受双重领导的下级单位行文,必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。

(三) 文件签发

1.基本制度的印发文件,所有对外签署合同、协议的文件,须由董事长签发;涉及资产转让、大额出资、对外贷款、控股企业高管人员任免等应由董事会、党委会决策的事项由董事长签发。

2.总经理办公会议等集体研究通过的文件,发文时按上述原则直接签发,不再会签。行政管理部门需要注明具体会议时间、简要内容。对涉及公司权益等重要事项的文件,确需会签的,按照要求进行会签。

3.涉及到董事长、党委书记、总经理个人事项的文件,按照有关要求,不能由本人签发的,应由具有签发权限的其他领导签发。

4.如签发人因特殊原因无法签发,可以授权具有签发权限的其他领导签发。

(四)关于发文绿色通道机制

以不影响工作为原则,实施发文绿色通道机制,对于特别紧急重要的文件,经签发人同意,可先行印发,同时由主办部门完善发文流程,主办部门应于文件印发后3个工作日内发起网上审批流程,并在提起发文流程时直接填写文号。

五、公司发文的OA签批流程

(一)发起人在个人OA的常用流程/公司发文或公文管理/发文管理中进入发文页面。

(二)在发文稿纸上填写发文标题、摘要等主要内容。

(三)发起人打开流程中的正文,将文件内容粘贴在正文内,粘贴完成后点击发送,发文将自动提交至本单位负责人处进行审核。

(四)本单位负责人收到后在责任部门主任意见处填写明确意见,并根据工作需要写明需哪些部门会签,之后点提交,流程将自动提交至发起人。发起人根据负责人意见将完善后的文件修改后,选中需要会签的部门,提交会签部门。

(五)会签部门会签完成后,流程将回到发起人处,由发起人点提交,将自动流转至总经部文秘人员进行文件核稿。

(六)总经部文秘核稿完毕后,提交总经部主任审核,总经部主任审核后,回到总经部文秘人员,提交发起部门及会签部门的分管领导审核。上述领导均签署“同意”意见后,文秘人员提交签发人(总经理或董事长)审核。

(七)集团领导及签发人签批“同意”后,由总经部文秘人员在发文登记本上登记编号并提交文印室校对,排版后印发。

(八)需加盖电子印章的,由文件室套红头后,提交总经部文秘加盖电子公章;不需要加盖电子印章的,由发起人到文件室领取印好的文件,到总经部直接盖章,并交三份正式文件到总经部存档。

(九)点击“流程”可以查时当前文件流转状态。

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