学校档案管理办法

时间：2024-06-23 06:02:13 阅读全文下载本文

学校档案管理办法

第一章总则

第一条为了加强对学校档案工作的领导，提高各类档案的管理水平，有效的保护和利用档案，为了学校各项工作服务，为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》制定本办法。

第二条档案包括建校以来学校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、图纸、声像等不同形式的历史记录材料，它是党和国家的宝贵财富，由学校综合档案室集中统一保管。

第三条学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是学校各项工作的重要组成部分，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校应把档案工作纳入总体发展规划，纳入议事日程、纳入教学、科研和行政管理人员职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条综合档案室必须严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家机密的前提下，按规定搞好对外开放利用。

第二章档案机构设置与职责

第五条学校设综合档案室负责全校的档案管理工作。学校办、部、处、院、馆、中心应有一位负责人分管本部门的档案工作。综合档案室既是学校档案工作的的职能管理部门，又是永久保存和提供利用学校档案的科学文化事业机构。

第六条校综合档案室主要职责是：

（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策规定，并完成上级主管部门下达的有关档案业务工作。

（二）负责规划、协调全校档案工作，负责对全校各部、处、院、馆、中心等部门档案工作进行监督、指导和检查。

（三）制定和组织实施学校关于档案工作的有关规定，加强档案工作规范化、标准化建设，提高现代化管理水平。

（四）负责接收（征集）、整理、分类、统计和保管全校各类档案及有关资料。

（五）严格执行保密制度，做好档案的鉴定工作，及时组织对已超过保管或保密期限档案的鉴定工作。

（六）维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作。

（七）负责组织全校专、兼职档案人员的业务学习和培训，指导专兼职档案人员做好档案工作。

（八）开展档案理论和档案业务的学术研究，组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。

第七条学校各部门兼职档案人员，要积极配合综合档案室宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策和规定及本校的档案工作规章制度；实施学校档案工作计划、规划；负责本部门形成的档案材料的收集、整理、立卷和向综合档案室移交等工作。

第三章档案工作人员

第八条学校专、兼职档案工作人员要努力学习马列主义理论，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针、政策、遵纪守法、保守党和国家机密；热爱档案事业，忠于职守，埋头苦干；刻苦钻研业务，具有一定的档案专业知识和科学文化知识。

第九条各级领导应为档案工作人员提高政治、业务素质和生活待遇创造条件，关心他们的思想、工作与生活。

第十条学校档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇按国家有关规定执行。

第四章经费、库房和设备

第十一条学校要确保档案工作的设备经费的需要。所需经费应列入学校预算。

第十二条学校遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。

第十三条学校要有计划地为综合档案室配备必要的设备，以逐步实现档案管理现代化，落实档案保护措施。

第五章文件材料的收集、整理和归档验收

第十四条建立和不断完善归档制度，纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。

第十五条学校各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即在布置、检查、验收、总结各项工作的同时，要布置、检查、验收、总结档案工作。

第十六条学校实行部门立卷制度。校部机关、院、部、所、中心、教辅单位等相当于处级建制的立卷单位，其下属机构均由上述各单位统一立卷。部门立卷人按文件材料形成的规律，加以系统整理组卷，编排页号，填写卷内目录，拟定案卷标题,综合档案室负责指导立卷工作和案卷的质量检查，合格后立卷人方可向学校综合档案室移交。

第十七条文件材料的归档范围

（一）党政档案

主要包括校党委、校行政及所辖范围的各个部门的各种会议文件会议记录、会议纪要、工作计划、规划、方案、汇报、总结、规章制度、统计报表；特别是全局性、综合性的文件材料及上级来文中针对学校的指示性、指导性文件。

（二）教学档案

主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材以及在教学管理、教学实践和教学研究活动中形成文件材料，特别是教学实践各环节中形成的不同载体的文件材料。

（三）科研档案

主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面活动中形成的文件材料。重点是学校承担的科研项目，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

（四）基建档案

主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等包括竣工图在内的全套图纸。

（五）设备档案

主要包括综合管理、仪器设备项目令据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修随机图样等的文件材料，特别是价值5万元以上的仪器设备项目各环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机技术文件。

（六）出版档案

主要包括综合管理和学校编辑出版的学报、校报和学术刊物以及出版物的审稿单、样书等，重点是出版活动各个阶段形成不同载体的文件材料。

（七）外事档案

主要包括综合管理材料、全校人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、访问、进修；学校聘请的外教专家、港澳台专家与教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；留学生学籍、成绩及留学生工作等活动中形成的不同载体的文件材料。

（八）财会档案

主要包括综合管理文件、会计账簿、会计报表、工资清册等。以上各类档案的归档范围详见《中国政法大学档案归档范围和保管期限表》。

第十八条归档的文件材料应质地优良、书绘工整、蓝或黑墨水书写、声像清晰，文件材料符合有关规范和标准要求。

第十九条归档时间与档案移交手续

（一）归档时间

1.校部机关当年形成的档案和能按年度归档的部门，于次年五月底前归档。

2.教学部门和能按年度归档的部门，应在次学年度十一月底前归档。

3.科研、基建、学校论文等应在鉴定、竣工和授予学位后的三个月内归档。

（二）档案移交接收手续

档案综合室接收档案时，首先应检查案卷质量，符合要求后，方可进行收卷。移交时档案工作人员与移交人共同清点，经查对无误，方可办理登记与签收手续。

第二十条学校科研成果、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时，对应档案的文件材料档案部门加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予上报成果、不予评奖。

第二十一条凡由校、院、所等与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送主办单位保存。

第二十二条个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间，交给本单位档案人员归档移交校综合档案室集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。对个人在其非职务活动中形成的重要文书材料，综合档案室要注意向他们征集或接收捐赠，对捐赠的档案，视诊贵程度，学校给予奖励。

第六章档案的管理

第二十三条综合档案室按照便于保管、方便利用的原则，对档案进行分类、编号和排列，各库房应具有档案资料存放标志。

第二十四条综合档案室要落实档案的保护措施，健全档案的安全保密制度，切实做好防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防爆晒等工作。对已破损、褪色的档案，应进行修复或复制，学校要为档案保护提供必要条件。

第二十五条档案的鉴定与销毁

（一）档案鉴定工作在校主管领导下，由综合档案室档案形成部门的负责人组成鉴定小组，负责对保密期限已满的档案进行鉴定，作出处理决定。

（二）需要销毁的档案，应造册、报请分管档案工作的领导批准后，方可销毁。销毁历史档案，必须同时报国家档案局批准，任何单位和个人不能擅自销毁任何档案。

第二十六条学校各类档案按其价值确定保管期限为永久，长期和短期三种；

（一）永久：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（二）长期：凡是反映学校一般活动，在较长时间内对本校工作有考察利用价值文件材料，列为长期保管，保管期限为十六至五十年左右。

（三）短期：凡在短期内学校需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为十五年以内。

短期保管的档案由档案形成部门视情况自行决定存毁，不向综合档案室移交。

第二十七条档案的统计