常用事务文书写法

第一节事务文书概述

一事务文书的概念

事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息、总结经验、研究问题、指导工作、规范行为的实用性文书。尽管它们不是《办法》中的法定文种，但却是在日常工作中使用的最为普遍和广泛的文书。

二事务文书的种类

类别有：计划类文书、报告类文书、规章类文书、简报类文书和会议类文书。

三事务文书的写作要求

(一)以方针政策为指导，以法律规定为依据

事务文书的政策性很强，它是党和国家的方针政策在有关实际工作中具体的体现。拟稿者须认真领会有关的政策，并运用政策原则去指导工作。同时，事务文书还必须以法律规定为依据，不能与现行政策和法规相抵触。

(二)深入调查研究，获取真实材料

撰写事务文书要了解实际情况，进行深入细致的调查研究，尽可能多地搜集、积累材料，只有这样才能明情况、知变化、定决策，才能发挥事务文书的指导性功能与务实的作用。

(三)实事求是，切实可行

事务文书，或拟订计划，或制定规范文书，或调研总结，或拟会议材料，都是为了解决工作中的实际问题，因此必须要实事求是，要解决的问题，具有科学的可行性。

(四)格式约定俗成，语言准确简练

事务文书的格式虽然不像行政公文那样程式化，但许多文种的格式也有约定俗成的共同特点。在结构方面，事务文书要求开门见山、突出重点、层次分明；在语言方面要求用语准确，尤其是规章类文书，更讲究炼词炼句，不能出现歧义，表述不能模糊。

第二节计划、总结

一计划

(一)计划的概念和特点

1.计划的概念

计划是党政机关、社会团体、企事业单位和个人，为了实现某项目标和完成某项任务而事先做的安排和打算。计划是计划类文书的统称。因为计划涉及内容和期限的不同，计划文书还有不同的叫法。

规划——是具有全局性的、较长时期的长远设想。

方案——是从目的、要求、工作方式方法到工作步骤一一对专项工作作出全面部署与安排的计划。

安排——是对短期内工作进行具体布置的计划。

设想——是初步的草案性的计划。

打算——是短期内工作的要点式计划。

要点——是列出工作主要目标的计划。

2.计划的特点

具有预见性、可行性、指导性。

(二)计划的种类

计划以不同标准可分为不同的种类。

(1)按性质分，有综合性计划和专题性计划。

(2)按内容分，有工作计划、生产计划、学习计划、科研计划、军事计划等。其内容与各单位、各行业的业务工作有密切关系。

(3)按时间分，有长期规划、短期计划、年度计划、季度计划、月计划等。

(4)按范围分，有国家计划、部门计划、单位计划、个人计划等。

(5)按表达形式分，有条文式计划、表格式计划和文表结合式计划。

(三)文种特征

计划是对未来一定时期内的全面工作或某项工作的提出指标、要求、措施、步骤、期限的文件。它是科学管理中的主要环节，是搞好管理工作的基础，是宏观控制的依据，是获得最佳成效的途径。决策部门的领导者可以凭此统筹全局，纵横协调，综合平衡，理顺关系，减少盲目性，增强预见性，合理安排人力、财力、物力，以低消耗取得高效益，从而取得领导、指挥群众去实现计划目标的主动权。

计划的种类较多，可以从不同角度划分。从内容上分，有生产计划、工作计划、科研计划、接待计划等；从范围上分，有国家计划、地区计划、单位计划、班组计划；从时限上分，有长期计划、年度计划、季度计划、月份计划；从性质上分，有综合性计划、专题性计划等；从效力上分，有指令性计划、指导性计划、一般性计划等；从形式上分，有叙述式计划、条文式计划、图表式计划、大事记式计划等；从名称上分，有规划、计划、要点、安排、方案、纲要、设想等，故计划是计划类文件总称。

规划是计划中的一种，是带有全局性、长远性和方向性中期（如三、五年）计划，它是战略研究、发展的蓝图，是跨进一个新里程的远景，具有理想性、鼓舞性、指导

(四)计划的写法

1.表格式计划

制作表格式计划时，先要把各项内容划分成几个栏目，再把制定好的各项具体计划内容填写进栏目中，形成表格。这种方式适用于时间较短、范围较小、方式变化不大、内容较单一的具体安排，如销售计划、月计划等。

2.文表结合式计划

即表格式和条文式相结合的计划。一般是将各项目的内容填进表格后，再用简短文字作解释说明。

3.条文式计划

由标题、正文、落款构成。

(1)标题。由四个要素组成：单位名称、适用时限、计划内容和计划种类。

(2)正文。正文是计划的主体部分，是具体内容，一般由前言、目标和任务、措施和步骤构成。

(3)落款。在正文右下方署上制订计划的单位名称，在署名的下行写上日期。

(五)计划的写作要求

要做到：(1)从实际出发，统筹兼顾；(2)突出重点，主次分明；(3)目标明确，步骤具体。

1．简报

特点：内容广泛；形式特殊；行文灵活；制发自由。

适用范围：反映工作部署和进展情况；交流工作方法和经验；报告工作中的新情况、新问题；介绍典型事例；传达上级机关的布置和意见。

简报的分类。从简报的内容分，有工作简报和会议简报，其中工作简报可分为经常性的业务简报、中心工作简报和问题简报，会议简报可分为关于会议的连续报道、关于会议的一次性集中报道；从简报的形式分，有综合性简报和专题性简报；从简报的保密程度分，有限制范围的内参性简报和一般性简报；按出刊日期分，有定期简报、不定期简报；按发行时间分，有长期简报和短期简报。

写作格式：报头、标题、按语、正文、报尾。报头分五个小部分：密级、简报名称、期号、编发单位、发行日期。正文包括开头、主体、结尾三部分。

按语的写作要求：不要重复简报中已叙述清楚的基本事实；观点要深刻精辟，富于指导性，发人深省；文字简洁，措词严谨，意尽文止。

注意事项：反映要快；选材要精；内容须真；风格要实。

2．调查报告

特点：目的明确，有针对性；事实确凿，讲准确性；叙议结合，重叙述性。

适用范围：总结经验；反映情况，为上级管理部门制定政策提供依据；反映新生事物；揭露问题；还历史本来面目。

调查报告的分类。按调查的内容，分为五种：总结经验性的调查报告；反映基本情况，为上级管理部门制定政策提供依据的调查报告；反映新生事物的调查报告；揭露问题的调查报告；还历史本来面目的调查报告。按调查的方法分，有综合调查报告和专题调查报告两种。

写作格式：标题、开头、正文、结尾。

调查报告开头的结构形式可以有三种：内容提要式、介绍提问式、论断式。

正文的结构有四种：纵式结构、横式结构、纵横式结构、对比式结构。

注意事项：明确调查的目的、对象、范围；学会调查研究，全面深入地调查，充分详细地占有第一手材料；在掌握第一手材料的基础上，认真分析研究材料；注意表达方式，言简意赅，克服繁琐累赘。